Leestijd: 3 minuten

Lekker naar de zon, thuis met kerst of skiën in het wintersportseizoen. Iedereen heeft naast een druk bestaan ook lekker vakantie nodig. We begrijpen ook dat je op tijd wilt boeken en wij willen er op tijd voor zorgen dat we goede vervanging voor jou kunnen regelen. Hoe gaat dat nou eigenlijk in zijn werk?

Verlof aanvragen bij Facility

Bij Facility zijn wij verantwoordelijk voor de vervanging van de medewerkers op locatie (zover dat de afspraak is met opdrachtgever). Zodra jij vakantie aanvraagt en wij dit goedkeuren, zullen we er dus voor moeten zorgen dat we vervanging vinden voor jouw diensten. Om dit in goede banen te leiden zijn er wat voorwaarden verbonden aan het aanvragen van vakantie.

  1. Verlof aanvragen

Bij verlofaanvragen hanteren wij ten eerste altijd de volgende voorwaarden. De verlofaanvraag wordt aangevraagd in Dyflexis, ons planningssysteem. Hierin zal het verlof minimaal 2 weken van tevoren aangevraagd moeten worden. Op deze manier hebben wij genoeg tijd om eventuele vervanging in te plannen in de vorm van back-up of oproepkrachten. Alle aanvragen die korter van tevoren gedaan worden kunnen niet via Dyflexis. Dit zal altijd in overleg met de afdeling Planning worden ingepland.

  1. Vakantie aanvragen

De aanvragen voor kort verlof kunnen dus redelijk kort van tevoren aangevraagd worden. Voor de vakantieaanvragen in de vakantieperiodes gelden echter andere voorwaarden. Het stappenplan voor het aanvragen van je vakantie is als volgt:

Stap 1: Controleer je verlofsaldo

Zorg ervoor dat je voldoende verlofsaldo hebt voordat je een verlofaanvraag indient. Een positief opgebouwd verlofsaldo is essentieel voor een succesvolle goedkeuring.

Stap 2: Overleg met collega’s

Overleg met je directe collega’s op jouw locatie om te bepalen of er voldoende bezetting is tijdens jouw beoogde verlofperiode. Bespreek mogelijke overlap in verlofperiodes en bekijk of je taken kunt overnemen of kunt ruilen met collega’s. Wanneer er 2 collega’s tegelijk weg zijn met verlof is vervanging moeilijker in te regelen. En nog beter, wil jij wat uren extra werken, dan kan je ook altijd in overleg jouw collega overnemen in de periode dat die op vakantie is. Kan jij weer sparen voor jouw vakantie!

Stap 3: Verlofaanvraag indienen via Dyflexis

Ga naar Dyflexis, ons planningssysteem, om je verlofaanvraag in te dienen. Zorg ervoor dat je dit minimaal 2 weken van tevoren doet. Volg de aangegeven stappen en selecteer de juiste periode voor je verlof.

Wat kun je verwachten van Facility na je verlofaanvraag?

Na het indienen van je verlofaanvraag mag je verwachten dat Facility jouw aanvraag tijdig beoordeelt. De goedkeuring is afhankelijk van factoren zoals de aanwezigheid van collega’s op alle locaties en een positief verlofsaldo. Facility streeft ernaar alle aanvragen goed te keuren.

In geval van goedkeuring zal Facility zo snel mogelijk aan de slag gaan om vervanging te regelen voor jouw diensten. Dit kan het inzetten van vakantiekrachten of het regelen van overname door collega’s omvatten. Zorg ervoor dat je, na goedkeuring, jouw vakantieplannen definitief maakt.

Mocht je verlofaanvraag om welke reden dan ook niet goedgekeurd worden, neem dan contact op met je Field Manager voor verdere afstemming en bespreking van mogelijke opties. Het is belangrijk om tijdig te handelen en eventuele vragen met Facility te bespreken voor een soepele verlofplanning.

Deadline voor het aanvragen van je vakantie

Aangezien vakantieaanvragen vaak gaat over langere periodes(langer dan een week) en over periodes waarbij veel mensen tegelijk op vakantie gaan, willen we dit al eerder weten zodat wij genoeg tijd hebben om vervanging in te regelen. Om die reden hebben wij de volgende momenten afgesproken om je vakantie door te geven:

Zomerperiode (mei t/m september)

Wil jij graag verlof in de zomerperiode? Dat is de periode van mei t/m september, dan dien jij de verlofaanvraag vóór 1 maart in. Dit geeft ons tijd om eventuele vakantievacatures uit te zetten en vakantiekrachten in te regelen. Uiteraard geldt, hoe eerder wij weten wanneer jij vakantie wilt, hoe eerder wij aan de slag kunnen gaan met jou vervanging!

Geef jij je vakantie op na 1 maart? Dan gaan wij uiteraard ons best doen om de verlofaanvraag in te willigen. Ons voornemen is alle vakantieaanvragen goed te keuren. Echter bestaat er dan wel de kans dat wanneer wij geen vakantie invulling vinden, jouw vakantie niet door kan gaan. Mocht je door wat voor reden dan ook niet in staat zijn vóór 1 maart jouw vakantie in te plannen, dan kan je altijd contact opnemen met de Fieldmanagers of Planning, om de opties te overleggen.

Winterperiode (Kerst en Oud & Nieuw)

Wil jij graag verlof in de winterperiode? Dat is de periode rondom kerst en nieuwjaar(week 52-week 1), dan dien jij de vakantieaanvraag in vóór 1 augustus in. Dit met dezelfde reden als de vakantieaanvraag van de zomerperiode. Ook hiervoor moeten wij vervanging vinden en dit kost tijd. Het kan zijn dat jouw locatie dicht is tijdens deze periode, dan wordt er altijd in overleg gekeken of jij die dagen verlof opneemt of dat je eventueel aan de slag gaat bij een andere locatie in de buurt die wel open is en vervanging nodig heeft.

Uiteraard begrijpen wij dat deze deadlines ervoor zorgen dat je op tijd moet nadenken over jouw vakanties. Soms weet je pas kort van tevoren wat je wilt doen met de vakantie, of dat je überhaupt in deze periodes verlof op wilt nemen. Deze deadlines hebben wij bij Facility wel echt nodig om vervanging te regelen voor jouw verlof. Dit betekent dus dat je goed op tijd moet gaan nadenken wanneer jij met vakantie wilt.

Conclusie

Bij Facility streven wij er altijd naar alle verlof/vakantieaanvragen goed te keuren. Hiervoor is belangrijk dat wij de aanvragen op tijd binnen hebben. Wanneer deze vóór de besproken tijd binnen zijn zullen wij zorgen voor professionele vervanging bij jou op locatie. De afgesproken momenten zijn:

Zomerperiode: Dat is de periode van mei t/m september, dan dien jij de verlofaanvraag vóór 1 maart in.

Winterperiode? Dat is de periode rondom kerst en nieuwjaar(week 52-week 1), dan dien jij de vakantieaanvraag in vóór 1 augustus in.

Alle overige verlofaanvragen dienen minimaal 2 weken van tevoren ingediend te worden, anders in overleg met afdeling planning.

Meld je aan voor de jobalert!
Van welk soort vacatures wil je op de hoogte blijven?